办公桌泄露你的内心

一张办公桌如同一本书。办公桌里有什么内容,主人也就有什么内容;办公桌是什么档次,主人也是什么档次。从某种意义上说,它一直都是我们灵魂最忠实的守望者和停泊地。大部分的时候它像一只船,让我们的生命在生存的汪洋大海中,很漂亮地五彩缤纷起来。从一个人的办公桌可以看出这个人的个性和对生活的态度来。

办公桌摆设透视你的性格

办公桌上的摆设,最能显露出一个人的个性。

·杂乱无章的办公桌:此类人多数思维敏锐,就是再复杂的情况下,也能够很快找出头绪而处理公事。

·摆设小盆景的办公桌:此类人冷静和稳重,而且处事谨慎,肯负责任。

·摆满小玩具的办公桌:此类人,喜欢营造一种富有感情的世界,以此对付技术进步所带来的枯燥乏味生活。

·没有装饰品的办公桌:此类人把私生活和工作严格分开来,在工作之余不喜欢与同事一起玩乐也不愿意多说话。

·放置家庭相片的办公桌:这类人很脆弱、不会与人发生争吵,且会为了办公室的团体做许多事情、记住每个人的生日、喜欢把公司视为幸福的家庭。

千万别以为办公桌是你个人“场所”,想怎么弄就怎么弄,精明的老板只要向你的办公桌瞟一眼,便对你的个性了解十之八九。腾出点时间,对你的办公桌稍作修整,无论是糊弄老板还是糊弄你自己。

以下就是几种不同风格的人,看看你是哪一种?

●有条不紊型——所有材料、物品堆放得十分整齐

工作认真,责任感强,讲究效率,说好两点完成的工作绝不会拖到两点零一分。该类员工有时会觉得自己不受赏识并感到孤独。

●乱中有序型——桌面上堆满纸张和垃圾

这类员工善于横向思维,常有别出心裁的好想法,同时有着歇斯底里倾向,有时不顾别人的想法,只一味地强调自己的感受。

●富有创意的混乱型——桌面上散乱地放着书、便笺和图表等

该类员工是毫不浮夸的实干家,总是忙忙碌碌,但实话告诉你,你的工作效率极低。

●自我张扬型——桌面上摆着照片等私人物品

这类员工时常需要娱乐一番,也喜欢津津乐道地同别人谈起自己的家事。虚荣心强,办事不踏实。

●陈列奖品型——精心摆放每样物品以求获得最佳效应

该类员工是天生的团队领导,但凡事求成心切,一旦不受重用,可能会怒形于色。

●办展览型——桌面不留个人痕迹,东西极少

该类员工长于分析强势和弱势,对自己和他人都有充分的了解,有大智若愚的风范,又有运筹帷幄的处事能力。

上班时间别让办公桌太干净

想让你的老板也认为你是一个勤奋、有效率并且有团队精神的员工吗?也许,在办公桌上做点改变,就能有这样的效果。有时候,你可以让你的办公桌“乱”一点,“杂”一点,千万不能太“干净”。

● 外观有点“乱”但“乱中有序”的模式。虽然东西很多,却不可思议地很整齐。各种文档分门别类,排列的非常合理而且具有逻辑性。这种办公桌完全是工作式的,没有任何个人痕迹,这样的办公桌让你看不出它是张三还是李四的。而且,它被安排得井井有条,任何机器、文档,即使是一支笔,都放在它们应该放的地方。

如 果你的办公桌就是这样的,很显然,说明你精力充沛、有生气,一切以工作为中心。你不太可能花很多时间在社交上,或让自己休息一下。你经常出差,所以时间对于你来说非常重要;而且你也的确杂务缠身,所以你不需要故意做出很繁忙样子;你对别人的观点并不在乎,因为你对自己的能力足够自信。你很有可能从事的是创 造性的工作:如记者。

●外观给人感觉很繁忙的办公桌。

这种办公桌你肯定也不会太陌生,它总是被掩盖在各种各样的档案之下,而且这些档案还有向周围领域(如架子和地板)扩张的倾向。这样的桌子虽然也没有什么个人物品(因为根本没有放的位置),却非常有个性:因为能那样乱、那样满的桌子也不会多见。

如 果你的办公桌是这样的,它就替你向公司每一个人叫嚣着,“我的主人是多么忙碌啊!”即使你并没有比别人有更多的活。可是,看看这样的桌子,它早就在公司里 为你建立了忠诚、努力工作的形象。然而,另一方面,可能也会有人认为你效率低下、总是浪费时间,因为在那堆档案里找到想要的档案会多么困难!

●外观上展示成绩的桌子。这一张桌子简直就是你的“战利品”展示桌。在这里,摆满了各种你能够得以骄傲的各种凭证:如公司给你的奖励、你某时某次赢得了某种猜谜才艺大赛。总之,桌子在为你宣称:知道我是谁吗?一个不平凡的人。

如果你就是这张桌子的主人,那么,就说明你生性活泼、精力充沛、充满野心。你爱好挑战,对于任何自己想要的东西,会直接地去争取,“退让”并不是你的生活哲学。不过,你总是太繁忙了,所以,你不容易注意到细节问题:这可能是你向目标前进的阻碍之一。

也别放任办公桌一团糟

●该丢掉的就丢掉

堆积如山的文件资料,回不完的传真和留言条,加上杯子、电话、装饰品、日历……你是否终日淹没在办公桌的混乱中理不出头绪?该是清场让工作条理分明的时候了!

或许混乱的办公桌不代表混乱的工作,但杂乱无章的桌子却比较容易让人脑袋乱糟糟!但你可能会说,我也不想让自己这么乱,只是资料真的太多,工作真的太忙!试着丢掉或整理一下这些东西,你将拥有一个让你效率大增的工作空间。有哪些东西是需要扔掉的呢?

◇没用的餐具

在办公室里用餐,一次性餐具最好立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情被耽搁,也记得礼貌地请同事代劳。客气的请求易于被他人接受。

◇还没看的报章杂志

养成随手把你想看的文章剪下来贴到剪贴簿的习惯,不然干脆将杂志丢掉,因为摆得过久你也不可能再看它了。

◇过多而无用的笔

你可能在桌上、抽屉放了一堆铅笔、原子笔、荧光笔……去芜存菁留下几支你常用的,办公桌看起来会清爽一点!

◇不断暴增的名片

把用得到的名片资料键入电脑或电子记事本,然后扔掉这些占空间的纸卡,以后你只要指尖轻轻一点,就可以马上找到你要联络的人,这会省下你不少宝贵时间。

◇眼花缭乱的装饰品

满桌子的相框、玩偶、摆饰,不只制造混乱景象,还会分散你的注意力,让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好,你会发现你不再老觉得眼花缭乱!

●做好文件分类

开会在即,老板等着看你精彩的企划案,你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻,你怎么也找不到你的文件,面对桌上一片凌乱的局面,你感到焦急万分,就连电子文档也不知存到哪里去了,最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现,你的心血与专业能力也大打折扣。

这个时候你应该觉悟了吧?好好对待你的办公桌,运用一些方法归纳用品,把你的创意与重要讯息,归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方,从此让你的工作更加有效率。

在公司分配的有限空间下,运用一些巧思增加自己的工作空间后,还得要把文件物品归纳得宜,才能算是成功又能真正得心应手。

电脑进入办公室后,大家原本预估纸张的使用会减少,但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是1,目前用量却是1.3,可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。

把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起,放在固定的位置,千万不要散成纸海,这样你要找某一份文件时就有序可循,等看过后再依自己的分类方式归纳好。

初步救急的方式只适用于少量文件,大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹,每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等,分別用L型透明夹收好,做好标签,再整齐收到产品资料夹中,这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本,建议每次更新都能注明日期,这样就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的内容或是否修订有误,也可轻易找到。除了用产品分门别类,还可以依据经常接触的部门业务来分,例如业务部、行销 部、财务部等;或是依文件功能,如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类,分类后,最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳,更方便找寻。

除了纸张文件外,期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山,不仅不利调 阅,占空间,有时同事借走后一去不回,也不容易察觉。可以将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊,周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期別顺序排好,种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开,这样调阅资料非常便利,同事要借阅也方便,也较不容易遗失。

至于分类到底要分到多细呢?千万 不要分太复杂,复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说,100个档案中,每个只装2份的文件,不如分类成20个档案,每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类,在一段时间后可能会被你遗忘,让你因为找不到文件而倍感挫折,达不到你原来进行分类想要达到的目的了。 

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